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Elektronische Rechnungen

laptop which letters go out fromNachfolgend finden Sie 10 wichtigsten Regelungen in Verbindung mit elektronischen Rechnungen.

Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss Einvernehmen zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger bestehen. Für die Zustimmung kann es jedoch genügen, wenn er die elektronische Rechnung akzeptiert und das Verfahren hiermit stillschweigend billigt. Wir empfehlen jedoch sich die Zustimmung des Rechnungsempfängers einzuholen.

Sowohl für das Format in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg auf dem sie übermittelt wird, gilt Wahlfreiheit.

Für jede Rechnung muss die Authentizität (=Herkunft) und die Integrität (=Unversehrtheit des Inhaltes) gewährleistet sein. Dies kann auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.

Die bis 2011 vorgeschriebenen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens sind weiterhin zulässig, jedoch nicht mehr zwingend erforderlich.

Die Lesbarkeit einer Rechnung gilt als gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können.

Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören unter anderem vollständiger Name samt Anschrift des leistenden Unternehmers, des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum, sowie die Art und Menge/Umfang der gelieferten Gegenstände/sonstigen Leistungen.

Jede Rechnung muss mindestens 10 Jahre in unveränderter Form aufbewahrt werden. Unveränderbarkeit ist gewährleistet, wenn jederzeit auf de Originalzustand geschlossen werden kann.

Papierrechnungen dürfen auf einem Bild- oder anderen Datenträger digitalisiert werden. Eingehende Papierrechnungen können also unter bestimmten Voraussetzungen gescannt/digitalisiert aufbewahrt werden.

Die Vorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzbehörden kann ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden.


Detaillierte Ausführungen hierzu finden Sie auf den Seiten der Bitkom: bitcom
Hier unter anderem: PDF-Dokument 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

  • infosystem/elektronischerechnungen.txt
  • Zuletzt geändert: 07.05.2020 13:21
  • von Willi Lethert